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年终总结大会怎么开才最高效?

今天和大家聊聊“开会”。

从工作到现在,市场君参加过大大小小的会议不下百场,其中大部分都是为了开会而开会,并没有解决实质问题,还浪费时间。

市场君把这些会议统称为“低效会议”。

低效会议的危害就不细说了,职场上的各位一定都有痛苦领悟。什么正经事5分钟开个会2小时,白天全开会晚上才做事企业团队管理运营论文,插科打诨戏谑发呆就是不讲正题等等,这些都是常见的低效会议现象。

市场君深受其害多年,所以今天集中爆发一下。但今天不吐槽不抱怨,单就这个现象,聊一些提升开会效率的方法,希望对正在开会或准备开会或打死也不想去开会的你,有一点启示。

需要说明的是,今天的文章围绕职场会议中最多的一种会议-讨论型会议,来进行分享。所以像那种只用听话不用议论的会议(例如领导宣布重要信息),我们就不说了。

下面进入正文。

如何避免低效会议?4条心得,我一一来分享:

1明确会议主题

99%的无效会议,都是因为主题不明。就好像你开头方向就走错了,下面所有的讨论都是浪费时间。

好的会议主题有一个重要特征,聚焦。

既不要总结概括,更不能泛泛而谈,而是聚焦在一件具体的,看得见摸得着的事情上进行讨论。

什么叫泛泛而谈?“公司5年战略规划”,“3年长期发展”,这种主题不可能通过一次会议就得出答案。相反这种会议容易让大家没有边界地进行讨论,反而浪费时间。

那么如何去解决这个问题呢?很简单,拆分。

即,把这些大而空的主题,拆分成一个个明确的小主题,然后分多次会议来讨论。

比如“公司5年战略规划”,就可以拆分如下:

1.产品研发战略;

2. 市场营销战略;

3. 渠道铺设战略;

4. 人才建设战略;

拆分之后还可以再拆分,比如“产品研发战略”就可以分成:

1. 消费者趋势变迁研究;

2. 新产品研发方向探讨;

3. 研发预算规划;

会议主题越具体,参会人员就会越聚焦。

记住,不要为了开会而开会。开会的目的是解决特定的问题。

那么如何保证会议过程中大家都能按照主题进行讨论呢?

最简单也是最实用的方法,就是把会议主题用超大加粗字体写在会议室的黑板上。什么?没有黑板?那就打在PPT里然后投影出来,时刻让所有人都看到。

比如像下面这样:

1 1161 年终总结大会怎么开才最高效?

简洁,高效,不逼逼。

2选对参会人员

开会绝不是人越多越好。

很多人觉得头脑风暴,集思广益是一种高效产出思路的好方法。但实际情况却是人越多,能想出的好点子越少。

国外有一项研究表明,开会人数超过8人会议效率就会直线下降。最佳人数是5-7人,人太少,意见不充分,思路不开阔;人太多,每个人发言的机会就被压缩,最终导致一些人开始偷懒,并寄希望于其他人的发言。

《乌合之众》里有一句话是这么说的:

人一旦到了群体中,智商就严重降低,为了获得认同,个体愿意抛弃是非,用智商去换取那份让人备感安全的归属感。

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这话放在“开会”上再适合不过。

会议上一旦出现一个喜欢表达自我的“意见领袖”,且先不论他说的正确与否,很多人下意识就会被他的思路带着走,并懒于思考。

即使有少数持不同意见的人,也会因为“沉默大多数”的存在,放弃对自我观点的捍卫,去换取那份表面上的和平。且参会人数越多,这种和平的意义就显得越重要,甚至超过了会议目的本身。

比如很多公司喜欢由老板拉着大家开大会。这时如果碰到一个喜欢发言的老板,那基本上就是他的独角戏。

如果会议目的是宣布信息或分配任务,那尚可理解。但如果开会是为了讨论问题,那简直就是灾难。

为了保住自己的饭碗,没有人敢公开反对老板的意见。对于老板而言,这同样也是一个危害,因为没人敢冒死谏言,也就不可能有逆耳忠言。

这种会开到最后,很容易演变成“派系站队”,从而偏离了最初的目的。

那么如何解决这个问题呢?很简单,精选你的参会人员,从源头上扼杀这个苗头。

第一,老板不要参加讨论型会议。

所谓讨论型会议,就是希望通过开会来讨论出特定的解决方案。这种会议老板就不要参与进来。

老板的角色,是取舍评估做决定,而不是绞尽脑汁想办法。这种事情,就交给下面的人做。老板只要看结果,而不是搞过程。

做老板一定不要事必躬亲,而是大胆放权。这个权,即是管理权,也是讨论权。这样既节省了老板的时间,也能让大家放开胆子去讨论,两全其美。

第二,找到最相关的参会人员。

最相关有两个含义。首先是责任相关,这个问题谁负主要责任,谁就必须参加。

其次是能力相关,这个事情谁有办法来解决,那么他就是必选之人。

但这里要注意,能力相关的人,不一定也是责任相关,所以邀请参会时一定要谨慎,提前打好招呼,征求对方同意。这时考验的就是会议组织者的情商和沟通能力了。篇幅有限,这里就不做展开。

如果还不明白,那就问问自己,这个会议如果缺了谁,就一定开不下去?这个会议是否有他没他,都影响不大?这个会议的议题,谁最有发言权?

按照这个标准,先框定5-7人的席位,然后再去邀请。做好了这件事,就是功德无量。

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3设置全程监督

开会和写文章一样。

高效的会议就像写论文,先立论,再争论,最后得出结论;低效的会议就像写散文,永远都是游离三界之外,不在五行之中。

这里的区别,就在于监督者的存在。

高效的会议,必须设置一名监督者。他的作用有两个,第一是修正轨道,当讨论的焦点发生偏移时,及时把大家拉回来。

监督者需要时刻关注会议讨论的内容,是否和会议主题息息相关。一旦发现脱轨,就要及时提醒大家,哪怕讨论得再精彩激烈,也要“悬崖勒马”。

尤其是那些横跨上下午的会议。当午休结束时,所有人的脑袋还都处于放空状态。如果监督者不能及时把大家的注意力聚焦到议题上来,很快你就会发现讨论的内容就变成今天的鸡腿新不新鲜,食堂的饭菜可不可口,昨天的综艺又有什么新八卦。

监督者的第二个作用,是控制时间。每个议题设置一个讨论的时间范围,一旦发现超时,无论有没有结果,都要停止讨论。

不知道大家有没有这样的经历,当你需要连开几个会议的时候,如果第一个会议发生超时,接下来就会引发连锁效应导致第二个会,第三个会都不能准时进行。

要知道会议是一项集体行动,一个微弱的影响,在集体中会被乘以数倍放大,最终造成整个团队的低效。

市场君就经历过一串“连环超时”的会议。本来下午一点的会,因为一名同事迟到了10分钟,导致最后会议被延长了20分钟。紧接着第二个会不能如期举行,因为有人等不及于是先去处理另外的事情,等他处理完第二个会议被推迟了30分钟才开始;而这又侵犯了第三个会议的时间,因为前面一系列的延时,第三个会议被足足推迟了快一个小时。

而第三个会议一共有7个人参与,这就意味着,一天内有7小时的工作时间是被浪费了。

蝴蝶效应就是这么来的。

当然有朋友会问道,那如果真的在规定时间内讨论不出结果怎么办呢?

市场君的经验是宁可下次找个时间重新开会,也不要让大家耗下去浪费时间。但此时监督者要把这次会议已经得出的结论,悬而未决的问题,面临的新挑战等信息全部记录下来,以便下次开会的时候能够顺利衔接上,不必重复讨论。

而这,就进入到今天文章的最后一节,这也是高效会议的重要标志。

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4不忘事后跟进

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在大企业工作时学会的一个重要技能就是写Meeting Minutes,即会议纪要。

评价一个会议最后是否有成果,重要标准就是看会议纪要写得好不好。它是上一个会议的终点,也是开启接下来工作的起点。

一份合格的会议纪要包括5个重要因素,下面我用一张图来说明:

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其中,会议主题和参会人员前面已经解释过,这里不再赘述。

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